Pořizování kopií dokladů totožnosti v rámci realitní činnosti - kolize stanovisek FAÚ a ÚOOÚ
Podnikatelské povinnosti
To, že podnikatel (lhostejno, zda OSVČ či velká korporace) musí plnit celou řadu zákonných povinností, je notoricky známo. Pro představu, většina podnikatelů musí plnit 1.719 povinností vyplývajících z 21 základních podnikatelských zákonů.
Stejně tak je známo, že neznalost zákona a údajů ve veřejných seznamech nikoho neomlouvá.
Veřejným seznamem (v právním slova smyslu) je kromě Katastru nemovitostí a Veřejného rejstříku i třeba Seznam listin o manželském majetkovém režimu (§721 ObčZ).
Podnikatelská přísnost
Ale podnikatel nemůže být jen průměrný člověk, očekává se od něj (kromě toho, že nese podnikatelské riziko), že bude i profesionálem, který bude jednat s patřičnou znalostí a pečlivostí.
Kdo se veřejně nebo ve styku s jinou osobou přihlásí k odbornému výkonu jako příslušník určitého povolání nebo stavu, dává tím najevo, že je schopen jednat se znalostí a pečlivostí, která je s jeho povoláním nebo stavem spojena. Jedná-li bez této odborné péče, jde to k jeho tíži (§5 ObčZ).
Ale ani to nestačí, takže na podnikatele v oblasti zprostředkování nemovitostních obchodů ještě dopadá zvláštní zákon č. 39/2020 Sb., o realitním zprostředkování, který mu „pro jistotu“ nakládá celou řadu dalších povinností.
Realitní zprostředkovatel je povinen poskytnout zájemci informace o konkrétních závadách a omezeních váznoucích na předmětu převodu, které plynou z veřejných seznamů, a dále těch, o nichž věděl nebo vzhledem ke své odborné způsobilosti měl vědět (§12 ZRZ).
Konflikty práva
Ale i kdybychom opravdu znali všechny zákony, všechny (relevantní) údaje ze všech veřejných seznamů a všechny závady a omezení vztahující (pro jistotu používám rovnou širší pojem, než je v ZRZ) se k předmětné nemovitosti, nemusí nám to vůbec stačit, neboť do „rozporu či konfliktu“ se mohou dostat samotné právní předpisy či spíše názory (stanoviska, rozhodnutí apod.) příslušných orgánů.
A to je i případ GDPR vs. AML, resp. ochrany osobních údajů (neboť GDPR se zabývá jen podmnožinou - kvalifikovaným zpracováním osobních údajů; ochrana „člověka“ je upravena v §§ 81–90 ObčZ) versus řádné plnění všech povinností povinné osoby (realitního zprostředkovatele) z protiteroristického zákona, resp. ÚOOÚ a Finančního analytického úřadu.
Kopírování občanek
O co (v krátkosti) jde? O prokazování totožnosti klienta, resp. zájemců, přesněji řečeno k možnosti či dokonce povinnosti pořizovat kopie jejich průkazů totožnosti (občanský průkaz či cestovní pas). Dne 13.5.2021 zveřejnil Úřad pro ochranu osobních údajů komplexně pojaté stanovisko (o rozsahu 12 stran) nazvané „Prokazování totožnosti a zpracování osobních údajů“, konkrétně:
Pořizování kopií průkazu totožnosti na základě zákona
... Zákon č. 253/2008 Sb. upravuje poněkud nejednoznačně pořizovaní́ kopií́ dokladů povinnými osobami, neboť v ust. § 9 odst. 8 stanoví, že povinná́ osoba může pro účely tohoto zákona pořizovat kopie nebo výpisy z předložených dokladů a zpracovávat takto získané informace k naplnění účelu tohoto zákona. Povinnými osobami podle tohoto zákona jsou kromě bank a dalších finančních institucí i mnohé další instituce zabývající se poskytováním peněžních, investičních a obchodních služeb. K povinným osobám patří např. i pojišťovna, notář, obchodník s uměním a bazary, zastavárny apod.
Tento zá́kon stanoví pořízení kopie průkazu jako fakultativní možnost povinné osoby při identifikaci klienta, ne jako povinnost kopii pořídit.
Sporné tak mohou být situace, v nichž je důvodné kopii průkazu pořídit. AML v § 11 odst. 7 stanoví povinnost zpracovávat kopie průkazu totožnosti pouze v případech, kdy dochází k uzavření smlouvy bez fyzické přítomnosti klienta. Jinak by pořizování kopií nemělo být plošné, ale v konkrétních případech odůvodněné, zejména podezřením na možné porušování zákona, jehož účelem je zabránění zneužívání finančního systému k legalizaci výnosů z trestné činnosti a k financování terorismu a vytvoření podmí́nek pro odhalování takového jednání.
Obdobně i zákon č. 328/1999 Sb., v platném znění, o občanských průkazech, §15a „Nakládání s občanským průkazem“:
(1) Občanský průkaz je zakázáno přijímat jako zástavu a odebírat jej při vstupu do objektů nebo na pozemky.
(2) Je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu23) občana, kterému byl občanský průkaz vydán, pokud zvláštní zákon nebo mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána, nestanoví jinak. [23) §5 zákona 101/2000 Sb., v platném znění, o ochraně osobních údajů]
Obecně více informací k tomuto přímo na stránkách úřadu www.UOOU.cz, kde je rovněž k dispozici poslední stanovisko úřadu ve věci ze dne 9.7.2021.
A na druhé straně pomyslné „houpačky“ stojí Finanční analytický úřad, kde si také můžeme citovat, a to konkrétně „Metodický pokyn č. 8“ (č.j. FAU-89190/2020/031 z 9.10.2020) který se přímo zabývá kopírováním průkazů totožnosti, ze kterého vybíráme (originál je ke stažení na stránkách úřadu a má 12 stran).
Účelem pokynu je usnadnit povinným osobám (RK) používání AML ohledně kopírování průkazu totožnosti (dále jen „OP“):
- kopírování je i skenování, ofotografování apod.
- výčet §§, kde je v AML upraveno kopírování OP
- co vše lze považovat za OP (což je důležité ve vztahu k cizincům)
- tři formy identifikace klienta: přímý osobní styk (face to face), a tady stačí údaje z OP i jen opsat (výpis OP), distanční (se zasláním kopií OP + relevantního podpůrného dokladu), zprostředkovaná (Czech POINT, advokát, notář …)
- ve všech těchto případech má oprávněná osoba zákonné oprávnění (dle AML) ke kopírování OP (kopie musí být dostatečně kvalitní, zejména foto na OP)
Doslovná citace tohoto pokynu na str. 4:
Kopírování průkazů totožnosti, včetně následného zpracování takto získaných informací, je zpracováním osobních údajů ve smyslu čl. 4 bodu 2 GDPR. Toto zpracování osobních údajů je zákonné podle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR, a tak k němu není třeba souhlas ve smyslu čl. 4 bodu 11 a čl. 7 GDPR. Povinná osoba se při něm musí řídit pravidly stanovenými právními předpisy, jež upravují ochranu osobních údajů, a to zejména GDPR.
Dále je upraven rozsah kopírování OP - u pasu jen strana s identifikací, u OP oboustranně. FAÚ doporučuje barevné kopie (na poště – Czech POINT je černobílá).
Důležité:
1) Kopírovat OP (resp. doklad totožnosti) nelze proti vůli klienta a ani bez jeho vědomí! Jen není třeba jeho písemného souhlasu s tímto (stačí, že Vám doklad podá).
2) Toto vše platí jen pro účely AML zákona, pro jiné účely je potřeba mít prokazatelný souhlas s kopírováním OP (totéž platí i pro souběh účelů, tj. AML + ...)
3) Pokud jsou pochybnosti ohledně pravosti OP a správnosti údajů:
- odmítnutí požadovaného obchodu či vztahu a/nebo ukončení vztahu
- oznámení podezřelého obchodu FAÚ
Obecně více informací přímo na stránkách úřadu www.FinancniAnalytickyUrad.cz.
Hodilo by se napsat, že musíme počkat na relevantní judikaturu, neboť konečné slovo má vždy jen soud. Kromě toho, že bychom se asi načekali (judikatura „dobíhá“ zhruba tak 5-7 let po vzniku problému), tak ani není jisté, zda by se názorově shodli Nejvyšší soud se soudem Ústavním (v poslední době to mezi nimi poměrně jiskří a názorově jdou často proti sobě).
Jaký by tedy mohl/měl být postup?
1) Požádat klienta o umožnění prověrky totožnosti; upozornit jej, že jinak nelze realitní službu provést. Případně lze nabídnout využití zprostředkované identifikace na Czech Pointu či u notáře (tam tuto kopii OP provede někdo jiný, nikoliv Vy).
2) Zvážit, kdy bude dostačující provést výpis z OP a kdy budete požadovat kopii (barevnou). Vodítkem může být:
- osoba: cizinec, občan jiného státu než EU, státu, vůči němuž jsou sankce apod.
- typ dokladu: neznámý typ dokladu, jiné písmo než latinka, značné opotřebení apod.
- typ obchodu: zcizení nemovitosti (přesun značné materiální hodnoty)
- výše obchodu: v řádech milionů a výše
- další: okolnosti obchodu, způsob vystupování či zastupování apod.
3) Pokud hodláte tento výpis či kopii OP využít i pro jiné účely, než AML, tak vyžádat jeho souhlas (nejlépe jeho podpis a „souhlasím s touto kopií OP“ přímo k totokopii).
4) Výpis či kopii OP vést a ukládat odděleně od pracovní složky (dokumentace) daného případu. Ve složce klienta se jen poznamená, že byla provedena řádná identifikace a „Kartu identifikace“ uložit, nejlépe do trezoru či alespoň uzavřené (a s režimovým přístupem) místnosti (sklad, archiv).
5) Při obchodu s již v minulosti prověřením klientem si vyžádat OP jen k nahlédnutí a poznamenat do složky datum a shodu s předchozí provedenou identifikací či (u nových OP) postup s pořízením opakovat.
Právní závěr:
AML zákon je lex specialis, tedy zvláštním zákonem předvídaným zákonem o občanských průkazech a zákonem o cestovních dokladech. Jak bylo ukázáno vyše, AML zákon opravňuje ke kopírování průkazů totožnosti, mezi které nade vši pochybnost patří rovněž občanské průkazy a cestovní doklady. Není́ proto podstatné, že AML zákon výslovně nehovoří o kopírování občanských průkazů a cestovních dokladů.
Tedy na otázku, zda může reailitní zprostředkovatel při své realitní činnosti (resp. při identifikaci klienta podle AML zákona) pořizovat a archivovat kopii dokladu totožnosti klienta, je odpověď: Ano.
Doporučujeme Vaší pozornosti:
AML vzorová dokumentace pro realitní zprostředkovatele (12 vzorů + metodika) >>>
Vzory smluv pro realitní kanceláře a samostatně podnikající makléře (91 vzorů) >>>
Zák.č. 39/2020 Sb., o realitním zprostředkování, ve znění třetí novely (účinné od 1.7.2021) - paragrafové znění ke stažení ZDE >>>
Chcete být pravidelně informováni o zákonech a novinkách týkajících se nemovitostí a podnikání v realitách? Přihlašte se k odběru měsíčníku pro makléře a manažery realitních kanceláří REALITNÍ FLASH >>>
Pokud byste měli k uvedenému tématu doplňující dotazy, neváhejte nás kontaktovat.
za Gaudens s.r.o., Petr Pavlíček
